Нужно ли арендовать офис для Своего Бизнеса? Как это правильно сделать

Для многих предпринимателей и частных фирм в процессе их работы и развития раньше или позже встает вопрос аренды офиса. Это может быть связано с расширением деятельности в других регионах, может быть просто законодательное требование наличия офиса для проведения определенного вида бизнеса, может быть даже экономия – некоторые фирмы сдают свой офис за большие деньги, а арендуют меньший дешевле. В любом из перечисленных случаев вы можете воспользоваться советами, приведенными в данной статье.

Давно подсчитано, что для многих видов бизнеса именно аренда офиса и связанные с его содержанием расходы составляют одну из главных статей расходов на ведение и поддержание бизнеса.

Сначала, еще до выбора помещения и поиска арендодателя вам нужно определиться с вопросом, нужна ли вообще аренда офиса для вас и вашего бизнеса? Многие выполняют действия не задумываясь, по принципу – мои коллеги и конкуренты взяли офисы в аренду, значит, и нам это нужно. В то же время у каждого бизнеса даже в одной и той же местности и в одном и том же направлении обязательно существуют свои особенности, без учета который многие действия могу оказаться просто невыгодными или убыточными.

Наличие арендуемого офисного помещения имеет и свои недостатки. В крупных городах это – большие потери времени вас и ваших сотрудников на дорогу в офис. Часто для творческого и квалифицированного персонала офис ассоциируется с рутиной, скукой, что снижает творческий потенциал вашей компании в целом. Мир меняется с развитием цивилизации, увеличиваются информационный потоки и вы должны помнить, что в США более 40% сотрудников офисных профессий работают удаленно на дому. Может, пора уже использовать в своей работе их опыт?

Первый вопрос, который нужно себе задать – а могу ли я обойтись вообще без аренды офиса или другого помещения? И во многих случаях оказывается, что без арендуемого офиса можно на какое-то время вообще обойтись. Или можно купить в рассрочку помещение под офис, причем плата за рассрочку оказывается сопоставимой с размерами аренды. Естественно, что такой вариант для вас куда более предпочтительный – вы можете спокойно вести бизнес в офисе, выплачивая рассрочку. И через некоторое время, когда выплатите всю сумму, окажетесь владельцами помещения, которое так же можно потом продать, сдать в аренду, использовать в качестве залога по кредиту, просто продолжать использовать в качестве своего офиса, но уже без оплаты аренды и т.д.

На следующем этапе нужно дать задание бухгалтеру (или рассчитать самостоятельно) изменения в балансе вашего предприятия при условии того, что вы будете арендовать офисное помещение. Тут сразу же нужно учитывать возрастающие расходы (ведь офису, кроме аренды, понадобится еще и охрана, уборка, офисная мебель) и снижение расходов по другим статьям – например, в офисе можно хранить часть товара, и вам не понадобится больше арендовать складские помещения в центре города. Когда все планируемые изменения в бизнес-процессах перенесены на бумагу и подсчитаны суммы, тогда принимать решение становится существенно легче.

Следующим шагом нужно постараться учесть нематериальные изменения, которые принесет вам офисное помещение в случае использование. Здесь может оказаться, что аренда более дорого офисного помещения в престижном районе в деловом центре существенно поднимет престиж вашей фирмы. И, благодаря этому, вы сможете заключать договора с более богатыми заказчиками на большие суммы. Или наоборот – для офиса, не несущего представительские функции, можно арендовать помещение на окраине существенно большей площади за меньшие деньги. Такое решение несет существенные выгоды в долгосрочном плане.

И теперь приступаем к чисто техническому подсчету – а сколько же все-таки нужно для ведения вашего бизнеса этих самых офисных квадратных метров? Нужно вам столько сотрудников, сколько вы хотели, или можно часть функций производства поручить другим фирмам, и вам это окажется выгоднее? Подсчет необходимого количества сотрудников в офисе часто может привести к очень интересным результатам. И эти результаты можно и нужно использовать для внесения организационных изменений в работу вашего офиса. И здесь не нужно задумываться – бизнес должен приносить деньги. И чем больше денег он приносит – тем успешнее ваш бизнес.

Следующий существенный вопрос – в какой части города нужно выбирать офис? Ответ на него очень прост и сложен одновременно – в том самом месте, где вам будет удобно вести бизнес. Если для вашей фирмы важен престиж – то в деловом центре, и никак иначе. Причем, желательно в новом бизнес-центре со всеми удобствами и «аурой престижа». А если вам нужны рабочие места для сотрудников, а посещение офиса клиентами вы не планируете – на тихой окраине, где никто и ничто не будет отвлекать сотрудников вашего предприятия от самого главного – работы.

Теперь нужно найти выгодные предложения об аренде офисных помещений. Тут приходится действовать по разным направлениям, если вы хотите существенно сэкономить. А если экономия средств в данный момент для вас не главное – тогда поручите этот вопрос риэлтерскому агентству, пусть они найдут вам именно такой офис, как вы хотите. И требуйте с них по полной, побольше перебирайте – тогда вероятность получения именно такого помещения, которое и нужно для вашего бизнеса, будет самой большой.

Итак, какие источники информации об аренде мы будем рассматривать в первую очередь?

Ну, начнем с новомодных – сразу же зайдите на интернет-проекты по недвижимости по вашему городу. Так могут оказаться горячие предложения. Такой вид получения информации сегодня наиболее быстрый, но нужно просмотреть и конкурирующие источники. Это будут газеты, с предложениями аренды. Телевизионные программы, с предложениями аренды офиса и покупки недвижимости. Часто во многих городах полезная информация идет бегущей строкой по некоторым каналам телевидения. Также интересны для поиска новой информации специализированные местные радиопрограммы.

Для установления прямого контакта с арендодателями созвонитесь напрямую с крупными бизнес-центрами в интересующем вас районе. У них могут именно в данный момент проходить какие-либо акции со скидками и выгодными предложениям для новых арендаторов. Но количество прямых телефонных контактов желательно ограничить каким-то определенным числом 10 – 50 – 100, не более. Иначе суета постоянных звонков может просто отвлечь вас и ваших сотрудников от ведения основного бизнеса.

После выбора подходящего по цене, расположению и размеру помещения для аренды переходим к заключению договора. Нужно сразу же учесть, что договор аренды должен заключаться только в письменном виде. Все устные договоренности, не закрепленные на бумаге, могут привести к неожиданному предложению освободить офис в самый неподходящий момент. И такая ситуация всегда неприятна, а часто очень убыточна. Ее нужно избегать.

Далее учитывайте, что право сдавать в аренду помещения по закону принадлежит только собственнику этого помещения. До того, как начинать переговоры, убедитесь, что вы имеете дело с собственником помещения. А если собственником является фирма или предприятие – в том, что у сотрудника, планирующего подписывать договор, есть прямая доверенность от его фирмы на право заключения договоров аренды. Иначе вы можете оказаться в ситуации, когда ваш договор может быть признан недействительным в любой момент.

Еще в процессе ведения переговоров и заключения договора аренды начинайте продумывать решение вопросов обустройства будущего офиса. Конечно, самый приятный вариант – снять офис с ремонтом, мебелью и офисным оборудованием, где все уже установлено и подключено. Но такие варианты случаются не часто и стоят они очень недешево. Так что офисная мебель, компьютеры, средства связи и офисного комфорта – все это надлежит должным образом спланировать, связать с тем, какие сотрудники и где будут располагаться в офисе, какие у них будут обязанности по работе. Эту работу нельзя откладывать на последний момент, потому что она требует тщательности и кропотливого учета многих факторов.

Конечно, если у вас есть возможность и нет времени – эту работу также можно поручить специализированной фирме. Такие фирмы имеют соответствующих опытных сотрудников, программы компьютерного планирования бизнес-мест и размещения сотрудников по помещениям. Они сразу же подходят к офису, как многофункциональному помещению и др. Но все равно вы не сможете поручить им все ваши хлопоты – только вы и ваши сотрудники могут максимально точно знать ваши потребности в бизнесе на сегодня и спланировать их на будущее. И без вашего участия никакая фирма не сможет грамотно спланировать офис.

И теперь, когда все хлопоты позади, осталось въехать с сотрудниками в новый офис и приступить к работе. Удачи вам в бизнесе!

Дата добавления: 2012-02-22

Просмотров: 23161